為解決電子郵件“殺時(shí)間”的短板，巨頭們做了哪些努力？

隨著人口紅利的過去，今天的互聯(lián)網(wǎng)巨頭崇尚產(chǎn)品的殺時(shí)間屬性，占用時(shí)間越長，意味著產(chǎn)品價(jià)值越大。但有一種產(chǎn)品“殺時(shí)間”成了它的短板，從產(chǎn)品開發(fā)者到用戶都不希望它過于殺時(shí)間。你們想的沒錯，我說的是電子郵件。

電郵頑疾很多，但最大的短板或許在于過于消耗時(shí)間

許多職場人士或許有一種感受，每天的工作時(shí)間會被各種接收到的郵件打斷，郵件多的人容易產(chǎn)生隔幾分鐘就去Check一下收件箱的慣性動作，確認(rèn)下是否有新郵件。因此，許多人被迫的處于不斷接收郵件、發(fā)送郵件的死循環(huán)之中，大量時(shí)間被消耗其中。

簡單計(jì)算一下，假設(shè)一天只看100次收件箱，一次花上兩分鐘的話，三個小時(shí)就花在了收件箱上。但對于許多職場人士而言，花在郵箱上的時(shí)間或許遠(yuǎn)不止。

華盛頓郵報(bào)曾指出，許多人在被成堆的電子郵件淹沒之后，無奈的選擇了刪除他們所有的舊郵件。也因此有人吐槽人生太短，郵箱太滿。所以，即使今天的電子郵件在不斷突破過去的局限與問題，但它依然存在一個最大的短板——?dú)r(shí)間。

數(shù)據(jù)顯示，每年發(fā)出去的工作郵件仍高達(dá)1000億，且以10%的速度在增長。法國心理學(xué)家法比恩·馬西（Fabien Mathy）通過總結(jié)卻發(fā)現(xiàn)，自己一年內(nèi)在工作時(shí)用來閱讀、書寫和歸類電子郵件的時(shí)間至少達(dá)到600小時(shí)。

換算下來，相當(dāng)于6、7、8三個月份每天花8個小時(shí)處理電子郵件。馬西稱，我們已經(jīng)不能像以前那樣騰出四分之三的時(shí)間處理一個項(xiàng)目。

在法國，這種壓在職場人士頭上的“隨時(shí)在線”的狀態(tài)居然引起了政府的重視，此前法國政府還頒布了一項(xiàng)法律，為該國職場人士賦予”斷網(wǎng)權(quán)”，對抗因?yàn)榭萍及l(fā)展而興起的”隨時(shí)在線”的職場文化。

面對電郵過載殺時(shí)間，郵件巨頭們都在如何改進(jìn)？

手勢操作、移動化商務(wù)辦公方向迭代成為基礎(chǔ)能力

為了改善郵件殺時(shí)間的特性，巨頭們也操碎了心。在今天，電子郵箱向移動化商務(wù)辦公方向迭代，提高碎片化時(shí)間高效處理郵件的能力。曾經(jīng)被Dropbox一億美元收購的移動電子郵件客戶端Mailbox給電子郵件帶來了很強(qiáng)的手勢操作功能。

后來“手勢滑動來將郵件存檔或是刪除”成為了郵件應(yīng)用必備的標(biāo)準(zhǔn)功能，Google’s Inbox、 Microsoft Outlook、Yahoo Mail,這些巨頭旗下的電子郵件應(yīng)用均概莫能外。

這樣一來，用戶能夠隨時(shí)隨地處理郵件，無需受到文件夾及郵件管理的約束，將一封封電子郵件作為一個個任務(wù)，從處理動作到處理時(shí)間安排都極具效率。通過移動化與手勢操作簡化來破局電郵過載、殺時(shí)間的難題。雖然這是一種思路，且已經(jīng)成為標(biāo)配，但它只是一種基礎(chǔ)能力，沒有涉及到郵件的管理與優(yōu)化層面。

特權(quán)郵件與數(shù)據(jù)化管理

如何從簡化操作的基礎(chǔ)上，通過對繁雜的郵件管理本身做出優(yōu)化逐步提上巨頭們的議程。其實(shí)，早在2011年的時(shí)候，Google開發(fā)了一套系統(tǒng)，用戶可以通過這套系統(tǒng)快速找出重要郵件并放在屏幕最上方，這種郵件也被稱之為特權(quán)郵件。這樣一來，用戶可以優(yōu)先處理這些重要郵件，而不是像過去一樣大海里撈針般尋找它們。

但是哪些郵件是重要的，需要有判定標(biāo)準(zhǔn)，谷歌通過數(shù)據(jù)化的思路來破局，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步升級，推出Gmail Metrics。Gmail Metrics可以基于數(shù)百個數(shù)據(jù)點(diǎn)和可定制化的視覺功能，為用戶提供了可視化的數(shù)據(jù)分析工具，用戶可以通過這套系統(tǒng)了解自己的郵箱使用情況，對收發(fā)郵件數(shù)量、分時(shí)段郵件流量、響應(yīng)時(shí)間與回復(fù)字?jǐn)?shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

這套數(shù)據(jù)分析工具可以讓用戶梳理出哪些郵件可能對自己來說是重要的，可以做到回頭去優(yōu)先處理?？梢哉f，谷歌通過特權(quán)郵件設(shè)計(jì)與數(shù)據(jù)化分析工具管理機(jī)制，將用戶篩選重要郵件的效率大大提升了。

高效的郵箱整理能力，能否化解職場郵件辦公痛點(diǎn)？

但智能數(shù)據(jù)化篩選重要郵件雖然是一大進(jìn)步，但還不夠，因?yàn)榇罅科胀ㄠ]件的管理與優(yōu)化同樣重要，想象一下你打開工作郵件第一眼映入眼簾的是密密麻麻的已讀和未讀列表，找郵件可能是辦公效率低下的重要一環(huán)。因此，當(dāng)前多數(shù)廠商主要還是通過郵件整理、聚合的思路讓讓郵件更加易于管理。

谷歌早前有個郵件產(chǎn)品叫Inbox，它可以通過識別郵件中的關(guān)鍵詞，將郵件自動歸類，比如可以抓取優(yōu)惠等關(guān)鍵詞歸入促銷類別，這是一種郵件智能化識別、并自動聚合歸類的方式來整理郵件，節(jié)省用戶時(shí)間。

另一個國外電郵廠商是Knowmail，它的整理方式是把郵件自動分類為 “緊急” 、“重要”以及其他的分類，并根據(jù)用戶的個人情況為其推送真正有用的消息。

谷歌Inbox與Knowmail都是通過聚合，歸類的思路來整理繁雜的郵件，但是它純粹的自動化思路可能存在一定的局限，即機(jī)器主導(dǎo)而非用戶主導(dǎo)，很難做到歸類的精準(zhǔn)性與時(shí)效性。

另一種整理歸類是篩選器模式，以O(shè)utlook橫掃企業(yè)電子郵件市場的微軟后來發(fā)布的Clutter功能扮演著智能郵件篩選器的角色，能利用Office Graph的處理引擎來學(xué)習(xí)和決定郵件的優(yōu)先級別，能夠根據(jù)郵件的重要程度對郵件內(nèi)容進(jìn)行重新排列。

而與之類似的國內(nèi)網(wǎng)易郵箱大師的篩選思路則更進(jìn)一步，讓用戶自定義將郵件按照“發(fā)件人”或“郵件主題關(guān)鍵詞”進(jìn)行聚合分類，在聚合之外，也可以批量移動“XX主題”郵件到特定文件夾中。以及針對機(jī)票、快遞、銀行賬單郵件卡片化呈現(xiàn)，提醒還款、通知快遞動態(tài)等。

很多人在職場有這種體會，平時(shí)小組之間或者部門之間，許多郵件是屬于同一主題與性質(zhì)的。比如說，作為小組負(fù)責(zé)人或者部門小領(lǐng)導(dǎo)，會收到許多員工關(guān)于晉級的申請需求，以及需要整理聚合的大量同類型的周報(bào)、日常工作匯報(bào)、跨部門協(xié)調(diào)郵件；作為HR，需要針對每天接收到的大量不同崗位、不同性質(zhì)、不同日期面試安排的應(yīng)聘、招聘郵件歸類整理。

普通員工也會收到大量公司內(nèi)宣郵件、會議記錄或者內(nèi)部分享材料、設(shè)計(jì)方案、與內(nèi)部跨部門合作或外部合作來往郵件等，許多同一主題、部門或發(fā)件人的郵件穿插在郵件列表中，非常繁雜難尋。一旦錯過回復(fù)，想要在郵件海洋中找回往往消耗大量時(shí)間。

所以如果將上述說到的郵件按照“周報(bào)、內(nèi)宣、招聘、晉級通道、內(nèi)部分享、設(shè)計(jì)方案、合作”等關(guān)鍵詞進(jìn)行聚合，或者批量移動“XX主題”的郵件到特定文件夾中，或者按發(fā)件人地址（比如人力資源部，內(nèi)宣部）聚合到一起，呈現(xiàn)在列表當(dāng)中就一目了然了。

郵箱大師的這種整理思路化解了職場白領(lǐng)辦公的一大痛點(diǎn)：即兼顧手頭工作事項(xiàng)的緊急性與郵件處理的必要性。這本質(zhì)是讓職場人士在特定時(shí)間專注于工作，在時(shí)間空檔期集中處理這些分類整理的郵件，告別隨時(shí)在線的狀態(tài)。

即時(shí)通訊+社交平臺+電郵整合，各廠商社交化破局思路走出差異化

巨頭們想到的另一種辦法是從郵件的溝通效率入手來化解郵件殺時(shí)間的短板。如何提升處理郵件的效率呢，郵件社交化正在成為各大電郵巨頭正在嘗試的路徑。

社交類網(wǎng)站Facebook已經(jīng)推出現(xiàn)代通信系統(tǒng)，想讓手機(jī)短信、即時(shí)消息、Email和Facebook消息等多種通訊手段進(jìn)行無縫整合。這樣一來，用戶可以通過將即時(shí)通信、社交平臺、郵件三位一體，實(shí)現(xiàn)移動辦公，通過閑暇社交的碎片化時(shí)間間隙也能處理郵件，不錯過任何郵件。

但弊端也很明顯，就是社交平臺也成為了郵件接收入口，這意味著郵件隨時(shí)在線的狀態(tài)時(shí)刻會破壞用戶的生活閑暇時(shí)間，讓工作郵件隨時(shí)在線，模糊工作與家庭生活的界限，高效辦公不意味著要讓工作擠占生活的空間。

早前網(wǎng)易郵件大師也推出了郵箱建群的功能，即為多個團(tuán)隊(duì)成員創(chuàng)建一個郵箱地址，對外公布一個郵箱地址，只需要一個郵件地址就行了。這種群通訊社交的好處是封閉在工作小圈子內(nèi)，項(xiàng)目郵件全組同步，處理效率得以提升。

另外再看Front。成立于2013年總部位于舊金山的Front 是一款專注客戶溝通與團(tuán)隊(duì)收件箱管理的協(xié)同服務(wù)。

Front的一大特點(diǎn)是提供了收件箱共享功能，所謂共享就是作為任務(wù)來源的團(tuán)隊(duì)成員收件箱可整合到一個池子，然后在Front按照策略進(jìn)行任務(wù)分派。它還將郵件、短信以及 Twitter 三種溝通渠道整合在一起，也是一種社交化思路，管理者可以按照不同的標(biāo)簽將渠道分類，與客戶之間的溝通都可以在軟件里完成。

它的創(chuàng)新之處在于，與客戶之間的對話記錄有了一個很好的共享方式，將客戶對話進(jìn)行多個維度的管理，避免重復(fù)溝通消耗，也就是說一次溝通之后不再需要通過郵件轉(zhuǎn)發(fā)給其他人，郵件來往的時(shí)間成本消耗就可以免了。據(jù)悉目前已有超過1000家公司使用Front的服務(wù)。

AI智能化，讓AI成為回復(fù)郵件的智能助理與私人秘書

不久前，在谷歌開發(fā)者大會上，谷歌在Gmail上推出了一項(xiàng)智能回復(fù)技術(shù)，即運(yùn)用AI技術(shù)生成自動回復(fù)的功能Smart Compose，這項(xiàng)功能是基于機(jī)器學(xué)習(xí)的智能回復(fù)，而且用戶能在發(fā)送回復(fù)之前對回復(fù)的內(nèi)容進(jìn)行編輯，以便準(zhǔn)確地表達(dá)自己的意思。

這項(xiàng)功能相當(dāng)于讓AI成為自己的郵件助理與私人秘書，給予人們一種應(yīng)急方案，并節(jié)約輸入文字的寶貴時(shí)間，顯然能夠有效提高郵件回復(fù)的工作效率，確實(shí)值得稱贊。

另外，谷歌也已經(jīng)開始向用戶開放Web版Gmail的離線功能，可以在沒有連接到網(wǎng)絡(luò)的情況下編寫、搜索、刪除和歸檔郵件，在連接到互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)候同步更改，Gmail的離線功能也可以說是一大進(jìn)步，這幫助用戶碎片化時(shí)間以及離線等特殊情況下可以快速處理緊急郵件。

極端的解決方案：郵件付費(fèi)化

美國著名程序員與風(fēng)險(xiǎn)投資家Paul Graham曾經(jīng)將“解決電郵過載”認(rèn)為是價(jià)值10億的商機(jī)。他認(rèn)為電子郵件之所以無孔不入，是因?yàn)樗嬖谥粋€固有的問題導(dǎo)致了這些郵件過載的情況——即電子郵件無法讓收件人控制誰可以給他們發(fā)郵件。

而且，發(fā)送郵件是免費(fèi)的，如果讓人們在發(fā)一封郵件之前三思，那么郵件的發(fā)送量將極大減少。

所以有國外專家認(rèn)為，如果讓人們花錢發(fā)送郵件，人們就不會這么頻繁的發(fā)送郵件，這也解決了處理郵件過載的核心問題——自動地調(diào)整控制收件人的入站郵件信息流。當(dāng)然這種方式雖然有效，但也有點(diǎn)天真了，畢竟為之買單的人少。因?yàn)榛ㄥX發(fā)送郵件畢竟是損已又不利人，是反人性的。

結(jié)語：

讓用戶花錢去發(fā)送郵件又或者是通過政府實(shí)施相關(guān)政策來斬?cái)嚯娻]的隨時(shí)在線其實(shí)是有點(diǎn)懶政的思路。如何不要讓收件箱吃了我們的工作時(shí)間，高效的在工作時(shí)間里完成工作才是最重要的，也是郵箱廠商正在努力的方向。

作為最古老的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)之一，電子郵件誕生至今已有近40年的歷史而沒有被顛覆，在于郵箱在不斷進(jìn)化。從以上諸多郵箱廠商的做法來看，從社交化、聚合化、數(shù)據(jù)化管理、收件箱共享、向協(xié)作工具模式進(jìn)化、AI智能化等方向逐步改善郵箱殺時(shí)間低效率的問題。這些破局動作均有不同的腦回路，有其可取之處，基于對當(dāng)前郵箱殺時(shí)間的難題，用戶顯然也需要多樣化的適合自己的解決方案。

因此，未來廠商互相借鑒整合各自創(chuàng)新之處迎合用戶需求或成趨勢。對于用戶來說，這些微妙的變化其實(shí)是一種辦公利好，最重要的學(xué)會善用這些郵箱功能、高效管理自己的時(shí)間，不做收件箱的奴隸而成為郵箱的主人，給職業(yè)生涯的高效工作帶來新的可能性。

文：王新喜@熱點(diǎn)微評（redianweiping）

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