項目管理,難就難在做好這5件事

以下文章來源于項目管理俱樂部 ,作者Tsing

對項目經(jīng)理,特別是對那些年輕的項目經(jīng)理來說,感受最深的莫過于項目難做。項目時間緊、工期長、需求多、資源短缺是家常便飯,時常還會遇到溝通和自我情緒調(diào)節(jié)的問題。

我認(rèn)識的大部分項目經(jīng)理都有這樣一段經(jīng)歷,剛?cè)胄袝r,非常刻苦,學(xué)習(xí)的勁頭很足,但工作了一段時間后,就發(fā)現(xiàn)自己漸漸干不動了,客戶刁鉆、需求多到懷疑人生,項目還總出問題……困難一多,項目經(jīng)理就會懷疑到底是自己能力不足還是項目太難做。

筆者與幾位從業(yè)時間比較長的項目經(jīng)理長談后,發(fā)現(xiàn)項目管理工作確實很難,但通過一次次的思考和總結(jié),就能提高業(yè)務(wù)水平,從而更好地完成工作。今天就從以下5方面分享,希望能對大家有所幫助。

1.培養(yǎng)項目風(fēng)險管理思維

如果說進(jìn)度管理是衡量項目經(jīng)理業(yè)務(wù)水平最直觀的標(biāo)準(zhǔn),那么風(fēng)險管理水平就是拉開項目經(jīng)理間差距的重要因素。風(fēng)險管理是一種思維,從結(jié)構(gòu)化思維看待風(fēng)險管理,我們可以將它分為三個層次:認(rèn)得清、看得見、搞得定。

第一層,認(rèn)得清源于認(rèn)知,事情不會如想象中順利,因此認(rèn)知是樹立風(fēng)險意識的前提。

第二層,看得見源于積累,風(fēng)險管理的源頭是風(fēng)險識別,是項目過程中的重要條件,對內(nèi)要形成“實踐—總結(jié)—分享”的習(xí)慣,對外要擅于借鑒他人案例。

第三層,搞得定源于方法,想要風(fēng)險管理做得好,一定要掌握一套完整且成熟的風(fēng)險管理方法,從計劃到監(jiān)控一個不能少。

風(fēng)險管理思維不是一個能迅速養(yǎng)成的能力,至少需要3~5年的職業(yè)浸潤。當(dāng)我們的大腦積累了足夠的案例,同時思維模型通過訓(xùn)練得到強(qiáng)化后,才能識別項目過程中可能存在風(fēng)險,并設(shè)計程序去控制風(fēng)險。因此,注重培養(yǎng)職業(yè)敏銳性非常重要。

那么,如何培養(yǎng)職業(yè)敏銳性?

(1)積累經(jīng)驗充實案例庫,并復(fù)盤。案例去哪里找?實際項目是最好的來源,不僅可以用來分析,還可以去實踐。另外,我們還可將公司歷年總結(jié)或典型案例作為補(bǔ)充,對將案例進(jìn)行復(fù)盤,內(nèi)化的經(jīng)驗可用于下一項目。

(2)培養(yǎng)項目邏輯思維能力。我們可以通過學(xué)習(xí)專業(yè)的項目管理課程來做到這一點。

2.建立項目全局觀

有了風(fēng)險管理思維后,我們還要培養(yǎng)如何落實項目管理工作的能力。

一般來說,項目管理流程涉及啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾5個過程組,步驟很多且復(fù)雜。但了解這個流程后,我們就掌握了可以獨(dú)立做項目的路徑。之所以強(qiáng)調(diào)項目全局觀,原因有兩點。

(1)流程思維很重要。項目管理流程的每一個環(huán)節(jié)都有其存在的必要性,我們可以充分利用它幫助我們推進(jìn)項目工作,并在此基礎(chǔ)上不斷改進(jìn)和提升。

(2)流程折射出學(xué)習(xí)路徑。每個過程組都代表學(xué)習(xí)模塊。有了全局和流程,我們就能把握每一個要做的事項,并清楚它在整個環(huán)節(jié)中的位置和意義。

3.建立溝通機(jī)制,鍛煉溝通能力

積極溝通、及時反饋和高效落地在項目管理中極為重要。但實際項目管理中,的確存在很多棘手的問題,人員多、部門多,溝通起來也確實存在難度,并且也存在無效溝通的狀態(tài)。舉一個職場中常見的例子,“這個事情我已經(jīng)告訴他了,你直接去問他?!边@就屬于不成功的溝通,也就意味著這部分工作無法有效展開。

在項目管理過程中,項目經(jīng)理的溝通時間非常多,同樣的一件事,用不同方式說出來,會收獲不同的效果。下面列舉可以快速提升溝通能力的有效方法。

(1)多觀察和總結(jié),認(rèn)清自身的定位和不足,了解對方。

(2)了解實際情況,懂得取舍,明確合作點和利益點。

(3)參加好的經(jīng)驗分享會或職業(yè)技能培訓(xùn)。

(4)學(xué)習(xí)口頭溝通、書面溝通的技巧。

(5)可以適當(dāng)學(xué)一些溝通心理學(xué)。

(6)在任何時候,不說別人的壞話,不議論別人。

溝通是傳遞信息的過程,是項目取得成功的硬性條件。想要達(dá)到預(yù)期效果,項目經(jīng)理就必須在項目團(tuán)隊內(nèi)、外部環(huán)境建立起溝通渠道,快速準(zhǔn)確地傳遞信息,從而達(dá)到各成員的協(xié)調(diào)一致,也使成員明確各自的職責(zé),了解自身工作對實現(xiàn)項目目標(biāo)所做的貢獻(xiàn)。

4.學(xué)習(xí)專業(yè)知識,拓展維度

從廣義上來說,項目經(jīng)理不僅需要掌握項目管理類知識,同時也需要掌握技術(shù)、產(chǎn)品等專業(yè)知識。那么,項目經(jīng)理如何學(xué)習(xí)呢?

例如,參加 PMP 考試,是項目經(jīng)理從了解到掌握項目管理知識的路徑。如何將知識融入實際工作呢?項目經(jīng)理可以參照以下四步。

(1)搜集與提煉有用信息。信息時代,項目經(jīng)理要能夠從繁雜的信息中搜集并提煉有用信息,以不斷充實資料庫。

(2)思考與總結(jié)。勤思考、善于總結(jié)才能真正領(lǐng)會知識的實質(zhì)。

(3)實踐。將所學(xué)的知識運(yùn)用到項目中,實際操作一遍。

(4)內(nèi)化運(yùn)用。實踐后,以復(fù)盤或日常溝通的方,將項目經(jīng)驗進(jìn)行內(nèi)化,從而達(dá)到熟練運(yùn)用。

5.釋壓和自我情緒調(diào)節(jié)

作為新入行的項目經(jīng)理,你或許曾有過這樣的想法:雖然工作強(qiáng)度大,也比較辛苦,但我能吃苦,也喜歡有挑戰(zhàn)的工作。

但事實總是沒有想象中的美好,真正進(jìn)入項目管理崗位后,項目經(jīng)理會面臨權(quán)力與責(zé)任不對等、工作內(nèi)容繁雜、資源緊缺成為常態(tài)、團(tuán)隊管理問題日益復(fù)雜、項目存在大量變更等不同挑戰(zhàn)。

除此之外,項目經(jīng)理還會遇到大量的具體問題,有技術(shù)的、管理的,還有內(nèi)部、外部的,上級、下級部門的……項目經(jīng)理的壓力之大可想而知。

只要對癥下藥,任何矛盾都可以找到解決方法。那么,在面對巨大的壓力時,項目經(jīng)理又該如何應(yīng)對呢?下面列出一些應(yīng)對壓力的方法。

(1)確定符合實際情況的目標(biāo)和期望。很多人的壓力其實源于對自己過高的期望,總想達(dá)到不切實際的目標(biāo)。特別在成功論的渲染下,引發(fā)了眾人的效仿。但成功經(jīng)驗并非能復(fù)制,項目經(jīng)理適當(dāng)變換一下目標(biāo),也許就能柳暗花明。

(2)轉(zhuǎn)換心態(tài),接受壓力,積極應(yīng)對挑戰(zhàn)。積極的心態(tài)是釋放壓力的良藥,給我們帶來壓力的問題,往往是我們提高自身能力的機(jī)會。

(3)做好時間管理,分清輕重緩急。通過時間管理,項目經(jīng)理對待辦事情分清輕重緩急,避免緊急情況下手忙腳亂,從而更加高效合理地使用時間,同時,將注意力集中于真正緊要的工作上。

(4)運(yùn)動舒壓,調(diào)節(jié)情緒。職場人壓力大,緩解壓力才能更好地工作。除了多鍛煉身體外,項目經(jīng)理可以培養(yǎng)一種易執(zhí)行且能滿足自己的興趣愛好,或與人生態(tài)度積極的人多交流,趕走負(fù)面情緒。每個人都會有來自不同方面的壓力,有壓力就要及時舒壓,調(diào)節(jié)好情緒。

最后,項目管理工作和我們生活中的其他挑戰(zhàn)一樣,要想做到化繁為簡,還是得靠我們自己。

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