如何“極速”寫出一份高質(zhì)量的PPT

微信公眾號(hào)：張良計(jì)（ID:zhang_liangj）

今天的分享，是關(guān)于如何“極速”寫出一份高質(zhì)量的PPT。

實(shí)際上，有一些PPT技巧能夠大幅縮短我們的寫作時(shí)間，提高效率?，F(xiàn)在一份二三十頁(yè)的方案，我基本上3小時(shí)左右就能寫完。

另外，我曾經(jīng)幫人寫過(guò)EMBA的論文，對(duì)方給我的時(shí)間是一個(gè)月。最后我一個(gè)星期就寫完，順帶連答辯PPT也做了，最后順利通過(guò)考核；

我曾經(jīng)一個(gè)通宵的時(shí)間寫出一份50頁(yè)的傳播方案，最后讓客戶買單；

我曾經(jīng)在晚餐時(shí)間內(nèi)弄好一份匯報(bào)方案，然后提報(bào)給即將到來(lái)的客戶領(lǐng)導(dǎo)；

這些看似不可能的任務(wù)背后，都有著相似的通用技巧。通過(guò)長(zhǎng)期不斷的實(shí)踐，我認(rèn)為，極速PPT是可行的。今天Boy 就簡(jiǎn)單分享一下這方面的心得。

1. 無(wú)提綱，不寫作

想要極速寫好一份PPT，先要從寫Word 文檔開(kāi)始。什么意思？

在打開(kāi)PPT 之前，先打開(kāi)Word 擬好一份提綱。

過(guò)去Boy 多次強(qiáng)調(diào)了提綱的重要性，但是沒(méi)有系統(tǒng)地介紹寫法，今天重點(diǎn)分享這一塊。

PPT提綱，提供的是方向性的寫作指引。它并不是一個(gè)落實(shí)到細(xì)節(jié)內(nèi)容上的寫作方法。但是有了這份指引，接下來(lái)寫PPT就會(huì)像工廠的生產(chǎn)流水線一樣，一切按部就班，有條不紊。

一份好的PPT提綱，有兩個(gè)關(guān)鍵因素：主題和受眾。

主題，即這份PPT想要闡述的核心問(wèn)題是什么；受眾，即觀看（或收聽(tīng)）這份PPT的人是誰(shuí)。

比如我曾經(jīng)接到一個(gè)主題是：在中國(guó)，如何做好足球營(yíng)銷？

受眾是客戶方的市場(chǎng)總監(jiān)，而且他是一個(gè)外國(guó)人。

在動(dòng)筆之前，我先通過(guò)同事打聽(tīng)到這位市場(chǎng)總監(jiān)來(lái)中國(guó)不到半年，可以說(shuō)對(duì)本土市場(chǎng)一無(wú)所知。他突然接到總部的命令，要在中國(guó)開(kāi)展足球營(yíng)銷來(lái)推廣品牌和產(chǎn)品。那么這份PPT實(shí)際上是對(duì)他進(jìn)行一番“科普”，讓他了解中國(guó)市場(chǎng)。

想要把這個(gè)問(wèn)題講清楚，首先要考慮應(yīng)該從哪幾個(gè)方向去寫？這里有一個(gè)原則，叫：

先宏觀再微觀，先趨勢(shì)再細(xì)節(jié)。

宏觀，就是大的背景信息。它們并不一定和陳述的主題有直接關(guān)聯(lián)，但卻能夠潛移默化地影響受眾對(duì)主題的理解。

微觀，就是能夠直接回應(yīng)主題的內(nèi)容答案。

根據(jù)之前掌握的信息，想要為這位市場(chǎng)總監(jiān)科普在中國(guó)如何做足球營(yíng)銷的問(wèn)題，以下至少4個(gè)方向是必須涉及到的：

1. 宏觀：中國(guó)足球的發(fā)展概況？

2. 宏觀：中國(guó)的足球文化是怎樣的？

3. 微觀：有哪些比較成功的足球營(yíng)銷案例？

4. 微觀：對(duì)我們的品牌有什么啟示？

這4個(gè)方向，基本上按照“是什么，為什么，怎樣做”的邏輯順序進(jìn)行了鋪陳，這叫一級(jí)提綱。

在確定了一級(jí)提綱之后，我們需要繼續(xù)對(duì)一級(jí)提綱中的每一個(gè)方向進(jìn)行縱深細(xì)化。

比如“中國(guó)足球的發(fā)展概況”這一條，繼續(xù)向下拓展可以拆分成：

a. 中國(guó)足球的發(fā)展歷史；

b. 國(guó)家政策對(duì)中國(guó)足球發(fā)展的影響；

c. 中國(guó)足球經(jīng)歷了哪些重大的標(biāo)志性事件；

再比如“中國(guó)的足球文化是怎樣的”這一條，繼續(xù)向下可以拓展為：

a. 中國(guó)的球迷是怎樣一群人？

b. 中國(guó)的球迷文化有怎樣的特點(diǎn)？

c. 球迷們喜歡討論關(guān)于足球的哪些話題？

d. 他們?cè)谀睦镉懻摚?/span>

這叫二級(jí)提綱。

當(dāng)把一級(jí)提綱中的每個(gè)方向都細(xì)化完，就形成一份更具寫作性的二級(jí)提綱，如下：

1. 宏觀：中國(guó)足球的發(fā)展概況？

a. 中國(guó)足球的發(fā)展歷史；

b. 國(guó)家政策對(duì)中國(guó)足球發(fā)展的影響；

c. 中國(guó)足球經(jīng)歷了哪些重大的標(biāo)志性事件；

2. 宏觀：中國(guó)的足球文化是怎樣的？

a. 中國(guó)的球迷是怎樣一群人？

b. 中國(guó)的球迷文化有怎樣的特點(diǎn)？

c. 球迷們喜歡討論關(guān)于足球的哪些話題？

d. 他們?cè)谀睦镉懻摚?/span>

3. 微觀：有哪些比較成功的足球營(yíng)銷案例？

a. 日化品牌；

b. 汽車品牌；

c. 金融品牌；

4. 微觀：對(duì)我們的品牌有什么啟示？

a. 創(chuàng)意表現(xiàn)的啟示；

b. 平臺(tái)資源的啟示；

c. 消費(fèi)者互動(dòng)的啟示；

d. 媒介策略的啟示；

這個(gè)時(shí)候我們?cè)俅蜷_(kāi)PPT，把提綱中的每一個(gè)標(biāo)題都作為PPT里一頁(yè)（或幾頁(yè)）的標(biāo)題，此時(shí)你就有了一份將近20頁(yè)的PPT框架（如下圖）。



以上就是撰寫一份PPT提綱的大致流程。需要重點(diǎn)說(shuō)明的是，撰寫提綱的時(shí)候一定要理解受眾的需求，盡量保證所列出的內(nèi)容方向是受眾真正需要知道的信息。

還是以剛才的例子為例。假如我面對(duì)的市場(chǎng)總監(jiān)是一個(gè)中國(guó)人，而且他自己還是個(gè)球迷，那么我們的提綱就不用花過(guò)多的筆墨在背景介紹上，而是著重在營(yíng)銷方法的分析上。這時(shí)第四部分“對(duì)我們的品牌有什么啟示” 就需要進(jìn)行更詳細(xì)的介紹。

記住，知己知彼，百戰(zhàn)不殆。




2. 按標(biāo)準(zhǔn)化排版來(lái)填充內(nèi)容

寫好提綱之后，下面我們要做的是給每一頁(yè)P(yáng)PT填充內(nèi)容。

打個(gè)比方，此時(shí)我們已經(jīng)造好了PPT的生產(chǎn)流水線，接下來(lái)要把有價(jià)值的信息資料放在流水線上，生產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)的PPT產(chǎn)品。

關(guān)于找資料這一點(diǎn)，我在往期文章《超實(shí)用干貨：別再用百度找資料了！高薪人士都是這么做的》中做了非常詳盡的介紹，這里不再贅述。

大家只用記住，之前PPT提綱中的每一個(gè)標(biāo)題就規(guī)定了這一頁(yè)所需要的信息內(nèi)容。

比如“中國(guó)足球的發(fā)展歷史” 這一頁(yè)。想要說(shuō)清楚這個(gè)標(biāo)題，我們需要在網(wǎng)絡(luò)上找出各種相關(guān)文章，將中國(guó)足球的發(fā)展歷史按照紀(jì)事年表的形式羅列出來(lái)(如下圖，為表述方便，這里都寫成中文）。



找到了每一頁(yè)標(biāo)題對(duì)應(yīng)的內(nèi)容，我們就需要把它們按照“標(biāo)準(zhǔn)化排版”來(lái)進(jìn)行填充。

所謂標(biāo)準(zhǔn)化排版，就是最簡(jiǎn)單粗暴的“標(biāo)題－文字－圖片（或圖表）”式排版法。除此之外，所有花里胡哨的裝飾，點(diǎn)綴，動(dòng)畫，字體效果等全部不要。

實(shí)際上，這是咨詢公司最喜歡用的排版方式，因?yàn)樗粌H能清楚地呈現(xiàn)信息，而且，非！常！節(jié)！約！時(shí)！間！

比如下面這兩張PPT，就是經(jīng)典的標(biāo)準(zhǔn)化排版。

它們遵循的是下面這種排版形式：



另外一種比較常見(jiàn)的排版是“背景大圖＋標(biāo)題＋簡(jiǎn)略文字”，這種多使用在PPT的封面，結(jié)尾或者中間分章節(jié)的地方，作為“休息”頁(yè)。它起到承上啟下，暫停舒緩的效果。比如下面這兩張：

它們遵循的是下面這種排版形式：



如果時(shí)間緊張，我所有的PPT都會(huì)按照上面兩種標(biāo)準(zhǔn)化排版的方式來(lái)寫作。它們基本上能滿足90%的PPT制作需求。

如果時(shí)間充裕，后期可以根據(jù)需要，在這兩種排版的基礎(chǔ)上做一點(diǎn)變化。比如調(diào)整文字區(qū)域或縮小圖片等等，讓PPT看起來(lái)整齊劃一，而不是絢麗繽紛。





想要極速做出一份PPT，就要把時(shí)間精力花在最重要的呈現(xiàn)信息上。PPT的美化只能是錦上添花，絕不是雪中送炭。




3. 反復(fù)檢查，邏輯自洽

到了這個(gè)階段，我們按照前面搭好的PPT生產(chǎn)流水線，已經(jīng)將所有信息填充在了PPT框架里。



如果按3小時(shí)為一個(gè)制作周期的話，這個(gè)時(shí)候我們應(yīng)該只剩下半個(gè)小時(shí)時(shí)間檢查。此時(shí)檢查的重點(diǎn)有兩個(gè)：

a) 每一部分的內(nèi)容配比是否合適

還記得前面PPT提綱里提到的關(guān)鍵因素嗎？

PPT的主題和受眾。

最后的檢查，就是圍繞這兩點(diǎn)進(jìn)行。受眾的不同，決定了PPT呈現(xiàn)信息的比例側(cè)重不同。如果對(duì)方是一個(gè)“初級(jí)選手”，那么就要把主題內(nèi)容放在科普教育上（內(nèi)容占比60％以上），不要鋪陳太多深刻的內(nèi)容；如果對(duì)方是一個(gè)“老司機(jī)”，那么宏觀背景介紹的信息（最多10%）就一筆帶過(guò)。

寫好PPT初稿之后，從第一頁(yè)到最后一頁(yè)進(jìn)行反復(fù)閱讀。這時(shí)每一頁(yè)P(yáng)PT的標(biāo)題就起到了很好的指引作用。通過(guò)快速閱覽標(biāo)題來(lái)知曉內(nèi)容信息的大致比例，根據(jù)受眾的接受程度來(lái)調(diào)整信息的配比。

b) PPT 是否講述了一個(gè)完整的故事

很多時(shí)候，我們做PPT容易做出虎頭蛇尾的感覺(jué)。

有時(shí)，開(kāi)頭很宏大，提出了很多問(wèn)題，但后面卻沒(méi)有一一對(duì)應(yīng)的答案；

有時(shí)，中間部分寫high了，完全不顧頭尾的篇幅，聽(tīng)眾聽(tīng)到一半就昏昏欲睡；

甚至有時(shí)，主題拔地太高，一下子不知道該怎么收尾，承上啟下出現(xiàn)問(wèn)題；

這些都是沒(méi)有從講故事的角度去設(shè)計(jì)PPT。任何一份PPT，無(wú)論是調(diào)研報(bào)告，還是商業(yè)計(jì)劃書，抑或是市場(chǎng)營(yíng)銷方案，它們都在講述一個(gè)故事。

既然是講故事，那么就得按講故事的邏輯。它就要有：

起因：發(fā)現(xiàn)了什么現(xiàn)象？產(chǎn)生了什么問(wèn)題？

過(guò)程：你如何克服困難？你有什么辦法解決問(wèn)題？

結(jié)果：最后產(chǎn)生了怎樣的后果？你如何去評(píng)判這樣的結(jié)果？

拿一份商業(yè)計(jì)劃書舉例，按照講故事的邏輯線，它是這樣的：

起因：你在市場(chǎng)上發(fā)現(xiàn)了一個(gè)沒(méi)有解決的需求；

過(guò)程：為什么這個(gè)需求得不到解決？你有什么獨(dú)到的解決方案？為什么你的解決方案能夠成功？為什么你的產(chǎn)品能夠吸引用戶？為什么你的服務(wù)可以賺到錢？

結(jié)果：為了做成這件事，你需要什么資源？為什么偏偏是你能做這個(gè)事情？

拿一份市場(chǎng)營(yíng)銷方案舉例，它可以是這樣的：

起因：你的產(chǎn)品遇到了什么問(wèn)題？（產(chǎn)品不好賣？品牌形象太差？...)

過(guò)程：你想通過(guò)哪些方法來(lái)推廣你的產(chǎn)品？（傳播策略？媒介策略？...)

結(jié)果：你用什么標(biāo)準(zhǔn)來(lái)評(píng)判成功？（市場(chǎng)聲量？銷量？...)

寫好一份PPT后，按照基本的故事邏輯線去檢查評(píng)估，這就叫邏輯自洽。

以上就是Boy 關(guān)于極速寫作PPT的一些心得。

最后再多說(shuō)一點(diǎn)?！皹O速”其實(shí)是一個(gè)相對(duì)的概念，它的重點(diǎn)是提升我們?cè)谌粘PT寫作時(shí)的效率。比如我以前寫一份PPT要花三天，現(xiàn)在只要三個(gè)小時(shí)；你以前寫一份PPT要一個(gè)星期，掌握了這些方法現(xiàn)在只要兩天，這就是進(jìn)步。

它只是技巧，但在這些技巧背后，很可能是300，甚至3000多個(gè)小時(shí)的刻意練習(xí)。

還是那句話，一切無(wú)他，唯手熟爾。

謝謝大家的時(shí)間。

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