“寵物”項目、“西瓜”項目、怎樣打這些“怪物項目”｜項目管理

許多組織都在努力按時、按預(yù)算、在范圍內(nèi)完成項目。如果你看看它們的項目組合，首先引起你注意的是龐大的項目數(shù)量。

記得一個不大的組織有600多個項目，到處都是“救火”的現(xiàn)象：一個項目中的問題通過挪用其他項目的資源得以解決，該問題項目不再處于風險中，而被挪用資源的項目又處于風險之中，這種方法被反復(fù)使用。

項目組合管理有助于解決這類問題。項目組合管理通過回答以下四個問題來支持管理：我們在做正確的項目嗎？我們做項目的方式正確嗎？我們的項目完成得好嗎？我們獲得商業(yè)收益了嗎？ 

本文中，我們通過將項目比作具有自身行為特征的不同生物來關(guān)注這些問題，并且探討如何對付這些“項目生物”或?qū)⑵滢D(zhuǎn)化為適合項目組合的項目。 

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“寵物”項目

“寵物”項目是基于個人喜好而進行的項目，它被普遍認為是不必要的或不重要的。每個組織幾乎都有這樣的項目：這可能是某高管卸任前的最后一個項目；首席信息官決定是時候進行一場革命了；一個領(lǐng)導夢想著建造以他名字命名的圖書館。

這些項目是他們的“嬰兒”，他們將不擇手段地實施?！皩櫸铩表椖渴遣贿m合項目組合的典型項目，與項目組合治理第一個問題有關(guān)（我們在做正確的項目嗎？） 

怎么對付“寵物”項目？這些項目都是感性的， 并不能實現(xiàn)真正的收益（或者它們的商業(yè)論證僅僅是確認偏差的結(jié)果），浪費了原本可以更好地用于其他項目的有限資源，但這些項目很難結(jié)束掉。

因為多數(shù)情況下，“寵物”項目是由高層發(fā)起的，所以“吹哨人”必須是獨立于項目或組織的人，如項目管理辦公室（Project Management Office， PMO）或擔保、審計部門。但是，因為“寵物”項目不是基于理性的項目，因此沒有必要帶著理性的論據(jù)或標準去找發(fā)起人。

我們可以用一種懷疑的態(tài)度，提出一些簡單的問題：“誰是項目的客戶？他們將從這個項目中得到什么？項目成功是什么樣的？”與高層對話的時候，我們不僅要從腦出發(fā)，還要從心出發(fā)。

2

“西瓜”項目

“西瓜”項目是表面上一直被報告為綠色（或健康）的項目，但當你仔細觀察時，會驚訝地發(fā)現(xiàn)它們內(nèi)部是紅色的（有問題）。

交通燈（Red-Amber- Green，RAG）方法是一種典型的、成熟的報告項目健康狀況的方法。雖然這種方法很直觀、易理解，但是將項目的多元化現(xiàn)實簡化為單一指標，可能會導致我們無法獲得可靠的項目真實情況。

此外，在“例外管理”原則下，將一個項目列為紅色相當于邀請高級管理人員深入了解情況，這會引起不必要的干涉， 因此項目經(jīng)理自然不愿意將項目標記為紅色。然而， “西瓜”項目是更大問題的征兆，它表明我們沒有以正確的方式完成項目，也沒有把項目做好。

怎么對付“西瓜”項目？“西瓜”項目不是偶然出現(xiàn)的，它通常是組織文化的反映，這種文化提倡“責難”（Blamestorming）而非“頭腦風暴” （Brainstorming），這種文化將影響項目狀態(tài)報告和風險管理方式。

因此，至關(guān)重要的是，組織要從最高管理層向下傳達基調(diào)，鼓勵增加項目狀態(tài)報告的透明度，并強調(diào)“紅色項目”不一定表明項目經(jīng)理表現(xiàn)不佳，而應(yīng)被理解為“呼救”信號。

另一種方法是PMO 定期對項目進行健康檢查，這將確保項目的持續(xù)可見性，并確保有效和及時地發(fā)現(xiàn)預(yù)警指標。最后，我們還可以考慮使用多個指標進行報告，而不是依賴單一指標。

3

“蘑菇”項目

“蘑菇”項目是指不知道從什么地方冒出來的項目。沒人注意到它們的出現(xiàn)，沒人知道它們的起源， 有時甚至沒人知道誰在管這些項目。

“蘑菇”項目引發(fā)我們思考：“我們做的項目是正確的嗎？”“蘑菇”項目的出現(xiàn)說明組織不僅沒有關(guān)于如何啟動和核準項目的強有力的治理結(jié)構(gòu)，而且還缺乏對本組織項目組合的了解。

怎么對付“蘑菇”項目？如果一個組織的項目組合中包含了很多“蘑菇”項目，以至于它們長成了森林，那么首先要做的就是創(chuàng)建一個項目組合登記簿（PMO的職責活動之一），使這些項目可見。為了防止其他“蘑菇”項目生長，我們必須建立一個治理流程，以規(guī)范如何創(chuàng)建、審查和批準項目提案。

4

“蟑螂”項目

“蟑螂”項目是指那些不管你怎樣努力都殺不死的項目。當你認為這種項目最終被取消或者至少被擱置時，它們?nèi)匀荒茉O(shè)法生存下來?！绑搿表椖康拇嬖诒砻鹘M織可能沒有以正確的方式做項目，因為殺死“蟑螂”項目的流程不夠穩(wěn)?。≧obust）。

怎么對付“蟑螂”項目？起點是由一個保證機構(gòu)建立一個堅實的階段關(guān)口審查流程，如果項目要進入下一個階段，就必須滿足一定的標準。階段關(guān)口審查不僅應(yīng)分析項目在目前階段的執(zhí)行情況，還應(yīng)分析項目進入下一階段的準備情況，以及總體而言，項目是否仍然可行、是否符合戰(zhàn)略目標、是否可取。

然而， 大多數(shù)階段關(guān)口審查仍然是一個簡單的口頭實踐，很多時候，“大門”總是敞開的，即使是災(zāi)難性的項目也會通過。因此，如果一個組織已經(jīng)有了階段關(guān)口審查流程，請測試它的穩(wěn)健性：我們是真的有權(quán)停止一個項目，還是假裝相信一切項目都會有好的結(jié)果？

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“孔雀”項目

“孔雀”項目是虛榮心的典范，它往往有吸引人的噱頭，遵循最新的管理潮流。啟動的時候有很多吹牛和夸張的營銷，但最終卻變成了無用、愚蠢或平淡的世俗項目，并未給組織帶來真正的改變?！翱兹浮表椖渴墙⒃谂蛎浀钠谕系?，一旦組織意識到它在實踐中所需要的東西，它很快就會幻滅。

怎么對付“孔雀”項目？最好的方法是通過商業(yè)論證確保它擁有明確的、可衡量的收益。重要的是，PMO或是任何保證項目的人都能理解它的商業(yè)案例及它將帶來的變化。我們應(yīng)在每個階段關(guān)口持續(xù)檢驗繼續(xù)進行項目的理由（可行的商業(yè)案例）。同樣重要的是，對項目的期望要現(xiàn)實，這可以通過增強透明度和有效溝通來實現(xiàn)。

6

“獨角獸”項目

“獨角獸”項目迷人、美麗、神奇，但是遙不可及。它們通常誕生于某個高層領(lǐng)導周末出游時的異想天開。

怎么對付“獨角獸”項目？“獨角獸”項目通常缺乏一個明確的目標和/或一個可靠的實施計劃?！白屛覀兏用艚?，但是怎么做呢？我們可以進行數(shù)字轉(zhuǎn)型，但是為什么呢？” 我們要像這樣客觀、理性地對這類項目進行可行性分析，在執(zhí)行項目前充分理解、測試項目的“為什么”和“怎么做”。

作為項目組合經(jīng)理或PMO工作人員，如果你的項目組合變成了一個充斥著以上這些“項目生物”的荒地，你要設(shè)法對付這些“項目生物”，從而創(chuàng)建一個干凈的項目組合。一個干凈的項目組合是包括較少項目的精益項目組合，這里沒有重復(fù)，沒有必要“滅火”，也沒有超載的資源，交付項目組合的組織能量和成功交付項目組合的概率將隨之增加。

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