5W2H分析法解析：應用場景+應用案例

5W2H分析法在二戰(zhàn)中由美國陸軍兵器修理部首創(chuàng)，用五個W開頭和兩個H開頭的英語單詞進行設問，提供解決問題的思路。有助于彌補考慮問題的疏漏，后被廣泛用于企業(yè)管理和技術活動。

5W2H對于決策和執(zhí)行性的活動措施也非常有幫助，可用于企業(yè)管理和技術活動決策和個人行為決策的情況分析和梳理。

5W2H是一種高效的調查研究和思考問題的方法，提供了系統(tǒng)的提問技巧，用來發(fā)掘問題的真正根源所在，有助于形成清晰、條理的解決問題的思路及關鍵決策。5W2H包含了7個問題方向的引導，每個問題可以按照實際細化出多個相關問題，例如：

5W2H的應用場景

5W2H分析法作為企業(yè)管理和技術活動決策最常用的分析方法之一，可應用于組織及個人工作中的各個方面。如任務安排的全面性檢查、產品功能設計的完整性、診斷與改進的問題解決等諸多場景。

1. 安排工作任務

5W2H分析法可用于上級給下級安排工作或布置任務時，檢查工作的安排是否全面、細致。相應地，下級在接到工作任務時，也可以按照5W2H分析法的問題維度與上級進行核對和確認，以確保信息傳遞完整，能夠按照要求完成工作任務，少走彎路。

2. 產品開發(fā)與創(chuàng)新

企業(yè)在進行產品開發(fā)或增加新功能時，也可按照5W2H分析法進行分析。針對要開發(fā)的新產品或新功能，按七個方面考慮產品的設計思路，每個方面的構思都將成為新產品或新功能開發(fā)方案中的重要內容。如某產品設計更新時，可考慮：

3. 管理診斷分析

5W2H分析還可以用于各類管理體系內的問題診斷、分析和改進等場景。如在質量管理中，工廠車間生產的某個產品有質量問題時，可以按照5W2H分析法去追蹤質量問題發(fā)生的時間（When）、生產環(huán)節(jié)（Where）、當事人(Who)、質量現(xiàn)象(What)、原因(Why)、問題產生的經過(How to do)以及造成的損失(How much)，快速分析、層層質疑，識別質量問題產生的根本原因，找到解決質量問題的方法。

4. 工作匯報

5W2H作為系統(tǒng)思考的一種方法，也可用于進行工作匯報。個人、部門向上級進行階段性匯報、年度總結時，可按照5W2H的思路進行主要工作內容的梳理，如：

• Why何故：為什么匯報這幾件事項，這些工作分別是為達到什么目的。
• What何事：匯報哪些事項，分別是ABC……
• Who 何人：這些事項分別由誰參與，如何分工。
• Where 何地：工作事項在哪些地點開展。
• When 何時：工作事項分別是何時開展、何時結束，或處于什么進程。
• How to do：這些工作事項分別是如何安排、計劃和實施的。
• How much：這些工作事項計劃產出是什么，目前取得哪些成果/效益，預算是多少，工作的要求標準是什么。

5W2H的應用案例

5W2H分析法本身很易于理解和掌握，難點在于要養(yǎng)成5W2H的思考習慣，并在工作中不斷使用。這樣在面對更復雜的決策和分析時才能夠熟練運用，讓學習和工作變得更簡單、快捷和有效。那該如何應用5W2H分析法呢？參考以下幾個應用案例來快速代入一下這個思維模式。

案例1.團隊溝通

在部門內部或項目團隊中，溝通是工作中重要的組成。高效的溝通將減少重復次數和會議時間，大大節(jié)省時間成本。將5W2H分析法應用于團隊溝通中，從七個方面界定、表述溝通的內容問題，可提高團隊之間的溝通效率，有效掌控事件的進展情況；也有助于全面思考問題，避免在溝通中遺漏重要內容。

例如，項目成員在向項目經理匯報完項目進度后，項目經理可通過詢問以下問題，更全面了解項目的整體進展情況：能否理解交付的某項要求（What）、是否需要增加人手（Who）、費用和進度是否可控（How much & When）、還有哪些困難（How to do）等。

案例2.軟件功能開發(fā)

某軟件設計公司需要在客戶原有的系統(tǒng)上增加功能，以滿足客戶應對項目不斷增加后的精細化管理要求。用5W2H分析法進行詳細的分析，以更好地統(tǒng)籌工作安排實現(xiàn)和系統(tǒng)功能開發(fā)：

1) Why統(tǒng)一工作目的

為什么要做？對于軟件公司來說，是提高二次簽約率和增加收入，還是為了增加客戶粘性去做。如果軟件公司不做，有沒有替代方案解決客戶提出的功能開發(fā)需求？是不是需要推薦其他公司做？在確定本次功能開發(fā)做或不做之前，需要軟件公司和客戶雙方都能明確本次工作的目的。

2) What定開發(fā)的工作內容

本次功能開發(fā)對于軟件公司的工作是什么？是對其他產品的某項功能做迭代、二次開發(fā)，還是要做全新的開發(fā)？

對于客戶的工作是什么？是客戶已有精細化管理的具體目標和思路，提出明確開發(fā)的具體的功能需求；還是需要軟件公司來引導客戶識別并聚焦在重點功能需求上，摒棄一些本次不重要也不緊急的、零散的功能訴求。

3) Who定項目相關方

針對本項目軟件公司應該外包還是由內部開發(fā)？項目組成員應如何配置分工？由誰來對接客戶？由誰對項目質量負責？

4) When定開發(fā)的計劃和進度

確定功能開發(fā)的計劃相關問題，如：客戶要求什么時間上線系統(tǒng)功能？軟件公司在什么時間能完成編碼、測試和正式上線？客戶現(xiàn)在上線該功能是否為最佳時間？

5) Where定工作場域

系統(tǒng)功能開發(fā)項目組是否需要到客戶單位駐場？系統(tǒng)測試是否需要在客戶的系統(tǒng)環(huán)境下測試？項目溝通的地點在何處？

6) How to do定實施方案

雙方項目組及相關人員需要對功能開發(fā)的具體實施方案進一步明確。如，選擇什么樣的系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境，需要什么配置？當出現(xiàn)進度延誤時如何提高效率追趕進度？項目實施的具體工作步驟如何安排？工作質量如何保證？

7) How much定成本和收益

軟件公司針對項目的交付及產出需要有所預期：如成本費用有多少？投入多少人日？項目合同額是多少？

通過上述的5W2H的七類問題，讓軟件公司對此系統(tǒng)功能開發(fā)項目有進一步的思路和解決方案。

案例三.問題診斷

某公司有一類項目延期交付率很高，公司希望通過調查和診斷，找出延期的主要原因，提高這類項目的正常交付率?？刹捎?W2H的問題進行診斷：

1) Why：通過幾個why層層發(fā)問找出根本原因，而不是僅看到事件的表象。對于每一個原因，應該分析原因背后的原因。

某生產項目為什么會延期？可能會是人員不夠、設計變更、供應商供貨不及時、產品返工或客戶要求工期緊等某一方面或多方面的原因。例如，因為測試時產品滿足不了質量要求而延誤交付。通過進一步調查，發(fā)現(xiàn)不滿足測試要求是因為某元器件總是損壞，損壞的原因是電路設計時沒有考慮電流可能有過大的情況。后來發(fā)現(xiàn)是因為硬件工程師參與該類項目的時間較短較晚導致部分設計信息不了解，主管設計也沒有對設計進行核對。因此，公司對產品設計的質量把關不嚴是造成本生產項目不能按時交付的主要原因。

2) What：有哪些這類項目出現(xiàn)了延期交付？統(tǒng)計這類項目延期的具體情況，區(qū)分不同項目延期的天數和項目的規(guī)模等信息。

3) Who：項目延期是由公司內部其他部門、項目團隊，還是由外部客戶或供應商造成的？內部項目團隊的責任人是什么崗位、角色？

4) When：延期交付一般發(fā)生在什么時間，年初、年末、還是項目較多的時間？對于項目進度控制，采取了哪些措施？這些措施有沒有落實？

5) Where：項目延期是因何處造成的？是在供應商方加工或調試時、本公司生產時、還是在客戶方調試時造成的？

6) How to do：針對項目延期做了哪些預防措施？事先有哪些風險預警和防范措施？

7) How much：項目延期給公司帶來了什么影響，造成了什么損失？

通過梳理這七類問題，該公司對某類項目的交付和運作效率有了系統(tǒng)的、體系化的改善思路，優(yōu)化了內部的項目實施流程、職責分工和工作標準，最終改善了該類項目的延期情況。